Nhật ký Khóa Tập huấn Tầm nhìn – Sứ mạng – Mục tiêu – Ngày 25/7/2012
(Thứ tư ngày 25/7/2012)
7g45: Qúy Chị Dòng Vô Nhiễm khởi động với vũ khúc: “Tự hỏi”
Đúng 8g00: Cha MC xướng kinh Chúa Thánh Thần thánh hóa buổi học
Trước khi đi vào bài mới, Cha Micae ôn lại bài cũ và hỏi xem các học viên còn ai chưa hiểu hay thắc mắc chỗ nào của bài học hôm qua. Ngài giải thích thêm theo những câu hỏi được đặt ra của các học viên về thời cơ hay chiến lược… Ngài cũng xoáy sâu thêm về “Bậc thang nhu cầu của Abraham Maslow”.
Cha tiếp tục bài mới là Mô hình 3 bước lên và thực hiện dự án.
Dự án là một quy trình tạo ra sự thay đổi ngắn hạn nhằm tạo ra sự thay đổi (ở qui mô nhỏ, giai đoạn ngắn). Xác định những tài nguyên và những trở ngại, xét theo quản lý thông thường thì Nguồn lực gồm có: nhân lực, tài lực và vật lực. Nhưng ưu tiên đào tạo con người là số một. Cha đưa ra nguyên tắc 8 M trong giám sát nguồn lực H-F-M
1. Tiền (Money)
2. Nhân lực (Manpower)
3. Phương pháp (Methods)
4. Thiết bị (Machines)
5. Vật tư (Materials)
6. Cơ chế (Mechanism)
7. Quản trị (Management)
8. Thị trường (Markets)
Muốn kiểm tra nguồn nhân lực trước hết là phải biết: Thái độ (Addtitude), Kỹ năng (Skill), Kiến thức (Knowledge). Muốn biết thì phải hỏi (Ask). Trong nguồn lực thì thái độ là quan trọng nhất. Cha đưa ra nguyên tắc “Đa thê”: 5W + 1H (Why, What, when, where, who + How) – (Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Ai và Như thế nào?). Tiến hành theo năm bước: Tìm hiểu cộng đồng, thiết kế dự án, thẩm định, thực hiện và lượng giá.
Cha đi đến kế hoạch chiến lược hiện tại và tương lai.
Từ 9g30-10g00: nghỉ giải lao
Từ 10g00 – 11g30: Cha tiếp tục với nội dung: Tầm nhìn – sứ mạng – mục tiêu
Giúp các học viên Ý thức về sự hiện hữu và sứ mạng của tổ chức.
Cha định nghĩa: Giá trị là một điều chúng ta theo đuổi để sống và để làm. Giá trị cốt lõi là gì?
Cha cho làm việc cá nhân 5 phút, xong rồi cùng ngồi lại làm việc nhóm 20 phút, ghi ra 5 giá trị cốt lõi
Đúc kết thảo luận của các nhóm về giá trị cốt lõi của cộng đoàn, Hội Dòng, hay Giáo phận của mình
| Nhóm | 5 Giá trị cốt lõi |
| Nhóm 2 | -Chứng từ giá trị tâm linh và lao động-Giáo dục thanh thiếu niên-Tinh thần hiền lành và khiêm nhường -Giờ kinh phụng vụ -Phục vụ Đức Kitô trong tha nhân. |
| Nhóm 1 | -Được Chúa kêu gọi qua Giáo Hội -Thánh chức Linh mục-Độc thân Linh mục -Quản lý và phân phát các mầu nhiệm -Hiệp thông và vâng phục Hội Thánh. |
| Nhóm 8 | -Hiệp nhất-Vâng phục-Đức tin kiên vững -Giáo dục gia đình -Bác ái |
| Nhóm 3 | -Sống ơn gọi yêu mến-Sứ mạng giáo dục – Đức tin, văn hóa, cộng đồng (khuyết tật, HIV…)-Nét đặc trưng Con Đức Mẹ Vô Nhiễm: TRONG SẠCH – lan tỏa đức trong sạch. -Linh đạo: Bước theo Chúa Giêsu, yêu mến Mẹ Maria Vô nhiễm. |
| Nhóm 4 | -Linh đạo – Sứ mạng của Hội Dòng: tôn trọng và yêu thương, Phúc âm Chúa Kitô-Yêu thương phục vụ con người dựa trên giá trị Phúc âm.-Chứng nhân: giáo dục đức tin, văn hóa, y tế, xã hội -Đời sống cầu nguyện và hy sinh -Gia sản tinh thần Chúa Giêsu |
| Nhóm 5 | -Tinh thần truyền giáo theo Đặc sủng của Dòng-Tinh thần nghèo khó đơn sơ, phó thác-Sứ mạng thăm viếng -Chiêm niệm trong hoạt động |
| Nhóm 7 | -Giáo dân đạo đức, có lòng sùng kính Đức Mẹ La Vang-Tinh thần tương than, tương ái-Đức vâng phục các Đấng Chủ chăn -Cái nôi sản sinh nhiều ơn gọi ( Linh mục, tu sĩ) -Các hội đoàn phát triển ngày càng mạnh, quý ông bà cha mẹ sống gương mẫu cho con cái. |
Khi đã xác định các giá trị cốt lõi, người lãnh đạo cần có tầm nhìn: Phải nhìn toàn bộ sự vật, có cái nhìn nhân ái và thay đổi.
“Tầm nhìn thiếu hành động là một sự mơ mộng,
Hành động thiếu tầm nhìn là một cơn ác mộng.”
(Ngạn ngữ Nhật Bản)
Cha cho thấy sự “Khác biệt giữa lãnh đạo (leadership) và quản trị (management)”
| Lãnh đạo | Quản trị |
| – dẫn dắt, thúc đẩy, kích hoạt- đưa ra tầm nhìn- sáng tạo, uyển chuyển, thích nghi. – nhắm tới con người (thành nhân) | – duy trì các tiến độ và mức độ- thực hiện tầm nhìn- cơ chế, cấu trúc, hệ thống – nhằm tới sự công việc (thành công) |
Cha cũng cho thấy những quan niệm sai – đúng về người lãnh đạo
Sai | Đúng | |
Quan niệm 1 | Lãnh đạo chỉ tồn tại ở cấp cao nhất của tổ chức. | Lãnh đạo cần thiết đối với tất cả các cấp trong một tổ chức. |
Quan niệm 2 | Lãnh đạo là một kỹ năng hiếm có | Ai cũng có khả năng lãnh đạo. |
Quan niệm 3 | Kỹ năng lãnh đạo là bẩm sinh, không phải do rèn luyện | Kỹ năng lãnh đạo có thể đạt được từ quá trình học hỏi, rèn luyện |
Quan niệm 4 | Những người lãnh đạo là những người có sức thuyết phục | Một số người lãnh đạo có sức thuyết phục nhưng hầu hết là không |
Quan niệm 5 | Người lãnh đạo kiểm soát, chỉ đạo, thúc giục, lôi kéo. | Lãnh đạo không phải là thực hiện quyền lực mà là trao quyền cho người khác |
Quan niệm 6 | Chức năng của người lãnh đạo chỉ giải quyết những vấn đề phức tạp | Chức năng lãnh đạo là đương đầu với sự thay đổi, còn chức năng quản lý là đương đầu với các phức tạp |
Những tố chất của các nhà quản lý và lãnh đạo phải có:
Khi quản lý, chúng ta: | Khi lãnh đạo, chúng ta: |
| Giải quyết những công việc cần phải làm trong ngày hôm nay | Dự đoán trước những khả năng có thể xảy ra trong ngày mai. |
| Nỗ lực đem lại cho tổ chức nhiều hơn bằng cách duy trì các hoạt động. | Cố gắng triển khai công việc và đưa ra những việc mới. |
| Dựa trên các nguyên tắc và quy trình để đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng kế hoạch và đồng bộ – “Làm như tôi nói” | Dẫn dắt bằng việc nêu gương thông qua các hành động để chứng minh giá trị của công việc – “Làm như tôi làm” |
| Truyền đạt rõ ràng các chỉ dẫn để mọi người hiểu và thực hiện theo | Biết lắng nghe để có thể hiểu và thể hiện sự tôn trọng |
| Cung cấp các chi tiết để công việc được hoàn thành | Chia sẻ với nhân viên về mục tiêu chung để chỉ cho họ thấy vị trí của họ trong đó. |
| Sử dụng các kỹ năng để xác định phương pháp và các hệ thống | Đưa ra hướng dẫn tổng thể và thỉnh thoảng kiểm tra. |
| Sử dụng chuỗi mệnh lệnh để truyền đạt các chỉ dẫn | Trao quyền cho mọi người làm những gì mà họ cho là tốt nhất |
| Khi quản lý, chúng ta: | Khi lãnh đạo, chúng ta: |
| Trợ cấp cho nhân viên làm những công việc khó khăn | Cùng làm việc với mọi người để xây dựng những nhiệm vụ đáng làm. |
| Thúc giục mọi người làm việc nhiều hơn | Động viên mọi người phát huy hết khả năng làm việc của mình |
| Dựa vào các chuyên gia và giao nhiệm vụ cho những người có năng lực nhất | Thành lập các nhóm giải quyết các vấn đề phức tạp |
| Giảm thiểu sự phản đối bằng cách sử dụng kết hợp các phương pháp logic và dữ liệu | Nâng cao cam kết bằng cách kêu gọi mọi người chủ động tham gia |
| Giảm thiểu tối đa sự lo sợ thay đổi | Phát huy tối đa lòng nhiệt huyết và dám chấp nhận thử thách của sự thay đổi |
| Giảm thiểu rủi ro và tránh mắc những sai lầm | Khuyến khích thử nghiệm, đổi mới và chấp nhận rủi ro |
| Cố gắng đơn giản hóa, rõ ràng và giữ tính liên tục | Chấp nhận khó khăn và không ngại sự xáo trộn |
| Chú ý tính chính xác và hiệu quả- Hãy làm đúng | Chú trọng tính trung thực và chính thực- Hãy làm những gì được xem là đúng |
Từ 11g30 -13g30: ăn trưa và nghỉ trưa
Từ 13g30 – 15g00: Dòng Thánh Tâm khởi động với vũ khúc “Nối mãi vòng tay”
Cha bắt đầu buổi học ban chiều bằng việc ôn lại tất cả những kiến thức ban sáng đã nói, giải đáp thêm những thắc mắc từ các học viên, rồi tiếp tục với nội dung: – Kế hoạch chiến lược và kế hoạch hành động
Quy trình tạo ra sự thay đổi ở giai đoạn dài (3 năm, 5 năm hay 10 năm)
Cha đưa ra Tiến trình hình thành tầm nhìn của lãnh đạo khởi đi từ vấn đề cần giải quyết.
Từ đó, xem lại Tầm nhìn của chúng ta có được chia sẻ, có tính rõ ràng, thực tế và năng động không?
Ngoài 4 yếu tố chung trên đây, tầm nhìn của một tổ chức Kitô giáo cần có thêm hai đặc tính khác:
– Có nền tảng Phúc Âm (Gospel-based)
– Có định hướng sứ mạng tông đồ (mission-oriented)
Người lãnh đạo có 2 vai trò chính yếu trong việc giúp cộng đoàn duy trì tầm nhìn:
– Qua tiến trình lắng nghe nhu cầu, hy vọng, khát vọng của cộng đoàn, người lãnh đạo giúp cộng đoàn luôn duy trì và hướng đến mục tiêu của tầm nhìn.
– Người lãnh đạo là nhân tố thách đố và nâng đỡ cộng đoàn để giúp cộng đồng đạt được tầm nhìn và duy trì sự xuyên suốt của tầm nhìn trong cộng đoàn.
Cha nhấn mạnh: Phẩm chất của nhà lãnh đạo tốt phải là người: Có tâm, có tầm (nhìn), dấn thân hành động. Đặc biệt phẩm chất 3 H: Head, Heart, Hand
Vậy đâu là tầm nhìn của chúng ta ? đó là một ao ước về tương lai của mình. Nó dựa trên giá trị cốt lõi.
Nếu chúng ta đặt mục tiêu quá xa vời không thể thực hiện được, thì người đó không thực tế và mơ ước đó cũng sẽ trở thành ác mộng. Tầm nhìn làm chúng ta trở nên tầm cỡ, khi chúng ta hoạt động, chúng ta mang tất cả tầm nhìn đó vào trong hoạt động của mình. Chúng ta phải học tập và rèn luyện không ngừng mời có được tầm nhìn đó.
Bài tập cho các nhóm trong 20 phút về tầm nhìn, mơ ước cho tương lai Hội Dòng, Giáo phận. Ví dụ một cộng đồng yêu thương trong Thiên Chúa…
Đúc kết ước mơ của các nhóm
| Nhóm | Ước mơ |
| Nhóm 2 | Mọi người hiệp nhất, tôn trọng, yêu mến và nhận biết Chúa |
| Nhóm 7 | Trở nên cộng đoàn hiệp nhất – yêu thương. Ngày càng nhiều ơn gọi mục vụ và mang ánh sáng Chúa đến cho mọi người lương dân. |
| Nhóm 1 | Giáo phận Huế trở nên muối men cho người và cho đời |
| Nhóm 5 | Sống trọn vẹn ơn gọi Con Đức Mẹ Đi Viếng: Cùng Mẹ lan tỏa Đức Kitô |
| Nhóm 8 | Phát huy Di sản đức tin, xây dựng cộng đoàn hiệp nhất |
| Nhóm 4 | Sống nền tảng yêu thương và phục vụ theo gương Đức Giêsu Kitô |
| Nhóm 3 | Hội Dòng Con Đức Mẹ Vô Nhiễm sống ơn gọi yêu mến theo bước Đức Kitô vác thập giá, đem Tin mừng đến cho mọi người qua sứ mạng giáo dục , xoa dịu đau khổ của con người và phát huy sự trong sạch theo gương Mẹ Vô Nhiễm. |
Từ 15g00 – 15g30: giải lao
Từ 15g30 – 17g00: Trước khi vào bài học, Cha cho lớp xem câu chuyện về Cây bút chì để ứng dụng vào chính bản thân mình: Mỗi một người đều giống một cây viết chì được Đấng Tạo hóa làm ra với một mục đích cụ thể và riêng biệt.
Khi hiểu biết và ghi nhớ điều này, chúng ta hãy sống và hiện diện với mục đích sống được ghi trong tim của mình và duy trì một tương quan hằng ngày với Thiên Chúa.
Tiết học cuối của ngày thứ hai, với nội dung: Tuyên bố sứ mạng cho thấy
– Chúng ta làm gì?
– Chúng ta làm điều đó cho ai?
– Chúng ta làm điều đó như thế nào?
Từ đó đề ra:
– Định hướng của tổ chức.
– Giá trị và niềm tin của tổ chức.
– Sự dấn thân phục vụ tha nhân.
– Sự khởi hứng và là hoạt động có định hướng
Cha phân tích khá kỹ về Mục tiêu tổng quát (goal) và mục tiêu cụ thể (objective). Mối tương quan giữa hai mục tiêu này.
1.Mục tiêu tổng quát: mục tiêu cuối cùng kế hoạch chiến lược nhắm tới (mục tiêu chiến lược).
2. Mục tiêu cụ thể: mục tiêu của từng giai đoạn trong kế hoạch chiến lược giúp cho mục tiêu tổng quát được hoàn thành.
Phân biệt:
Mục Tiêu Tổng Quát | Mục Tiêu Cụ Thể |
| Là một kết quả cuối cùng được mong đợi; là lí do tại sao một tiến trình, dự án… tồn tại. Là điều mong muốn được nêu ra một cách rõ ràng để cuối cùng đạt cho được | Là cái đích cụ thể nhắm vào, và phấn đấu đạt được trong khoảng thời gian nhất định. |
| – Là rộng hơn, tổng quát hơn.- là ý định chung.- không đo lường được. – Có tính trừu tượng. | – thì hẹp hơn, cụ thể hơn.- thì rõ ràng.- có thể đo lường |
Cha hướng dẫn Thiết lập mục tiêu cụ thể theo tiêu chí SMART
Specific – Cụ thể
Measurable – Có thể đo lường được
Achievable – Có thể đạt được
Relevant – Liên quan/Thích đáng
Time-frame – Có hạn định thời gian
Cha cho thấy Thiết lập mục tiêu cụ thể mang lại ích lợi gì?
– Mọi người trong tổ chức hiểu rõ công việc cũng như thời hạn phải hoàn tất
– Mọi người nắm bắt được mong đợi từ phía đơn vị/ tổ chức & cấp quản lý
– Người thực hiện & cấp điều hành thống nhất các tiêu chuẩn lượng giá
Cha cho bài tập nhóm về xác định mục tiêu tổng quát
Đúc kết
| Nhóm | Sứ mạng | Mục tiêu tổng quát |
| Nhóm 8 | Truyền giáo | Mỗi Kitô hữu là một chứng nhân cho Đức Kitô |
| Nhóm 1 | Nêu gương sang bằng đời sống bác ái yêu thương. Chia sẻ đời sống vật chất và tinh thần cho mọi người | Gây ý thức chu toàn bổn phận truyền giáo cho mọi Kitô hữu. Đem Chúa đến cho lương dân |
| Nhóm 5 | Làm cho mọi người nhận biết Chúa | Cầu nguyện, hy sinh, chứng tá, thăm viếng, giáo dục, y tế, xã hội. |
| Nhóm 2 | Cầu nguyện và lao động, | Mở trường học, mở nhà lưu trú, mục vụ sinh viên, đào tạo giáo lý viên; giúp người xung quanh nhận biết Chúa, mở nhà tĩnh tâm, giúp đỡ người nghèo |
| Nhóm 4 | Chuyển cầu nơi nguyện đường và trong cuộc sống. Xin ơn hoán cải cho lương dân và tín hữu sống xa Thiên Chúa. Giáo Hội và xã hội. Phục vụ giới nữ, giới trẻ trong lãnh vực đức tin, văn hóa, luân lý và y tế. | Bằng đời sống cầu nguyện và hy sinh. Đạt tới sự hiểu biết yêu mến và hiến thân trọn vẹn cho Đức Kitô. Đào tạo chuyên môn để dấn thân phục vụ. |
| Nhóm 3 | Loan báo Tin mừng qua giáo dục đức tin và văn hóa, đặc biệt thanh thiếu nữ. Phục vụ con người qua công việc bác ái | Đào tạo các nữ tu giáo dục.Thực hiện việc giáo dục, y tế, bác ái xã hội |
| Nhóm 7 | Sống gương mẫu trong gia đình để con cái noi theo. Sống gương mẫu ngoài xã hội (trong công sở) làm gương cho lương từ từ cảm nhận Thiên Chúa. Tham gia tích cực các hội đoàn trong Tổng Giáo phận và Giáo xứ. | Trở thành con người Giáo dục con em trong gia đình, Giáo xứ, Giáo phận sống đạo tốt, hăng say học hỏi Kinh Thánh. Nhiều người biết và nhận ra Chúa. |
17g00: Cha MC xướng kinh “Sáng Danh” cám ơn Chúa cuối buổi học.
17g15: cơm tối – kết thúc ngày tập huấn thứ hai.
Đaminh Hưng – TTMV Huế
(Nguồn: Website Tổng Giáo Phận Huế)
