Nhật ký giúp tập huấn Huế, ngày 26.7.2012

Nhật ký Khóa Tập huấn Tầm nhìn – Sứ mạng – Mục tiêu – Ngày 26/7/2012

NGÀY THỨ BA

(Thứ năm ngày 26/7/2012)

7g45: khởi động với vũ khúc: “Về đây yêu thương”

Đúng 8g00: Cha MC xướng kinh Chúa Thánh Thần thánh hóa buổi học

Cha Micae lặp lại những điểm cơ bản của bài học hôm qua, giúp các học viên nắm vững những kiến thức đã được học. Chẳng hạn Giá trị cốt lõi…

Đặc biệt, Cha nhấn mạnh đến Tầm nhìn:

Tầm nhìn chỉ dẫn cho chúng ta điều cốt lõi cần lưu giữ và xác định hướng phát triển trong tương lai là gì. Tầm nhìn bao gồm 2 bộ phận cấu thành:

– Thể hiện chủ đích của chúng ta là gì (các giá trị cốt lõi- core values).

– Tương lai được mường tượng: là những gì chúng ta muốn trở thành, đạt được, tạo ra. Là cái gì đó đòi hỏi sự thay đổi lớn và tiến bộ lớn để đạt tới.

– Thời điểm cho việc phát triển tầm nhìn:

– Trước khi khởi sự ý tưởng tông đồ

– Sau một thời gian thực hiện ý tưởng tông đồ

– Lúc bế tắc về công việc tông đồ

– Lúc đang thành công rực rỡ

– Tạo ra và thực hiện tầm nhìn

–     Truyền đạt tầm nhìn

–Một tầm nhìn có tác dụng truyền cảm hứng và thú vị khi:

–Có ngôn ngữ dễ nhớ

–Định rõ hướng đi tương lai của tổ chức

–Thách thức và thúc đẩy người khác thực hiện

–Tạo ra sự xúc cảm và sự nhiệt tình mãnh liệt

–Để truyền đạt tầm nhìn thành công nên:

–Ghi lại bằng văn bản câu “Tầm nhìn”

–Phổ biến tầm nhìn đến toàn bộ tổ chức

–Giải thích việc thực hiện tầm nhìn đến tất cả mọi người thực hiện

Khi đã có ước mơ rồi thì phải đi vào sứ mạng và nhắm tới một mục tiêu.

* Cụ thể Tầm nhìn của Caritas Sài Gòn:

– Một cộng đồng hợp nhất trong Thiên Chúa, sống yêu thương, tôn trọng những khác biệt, phục vụ mọi người, đặc biệt là những người nghèo khổ và bị bỏ rơi.

Giá trị:

– Sống: bác ái, công bằng, đoàn kết, hợp tác.

– Tôn trọng: con người, sự thật và môi trường.

Sứ mạng

– Thực thi trách nhiệm bác ái.

– Xây dựng cộng đồng yêu thương.

–Đón nhận và nối kết sự dấn thân phục vụ của mọi người, đồng thời nâng cao tính hiệu quả của việc phục vụ đó.

Mục tiêu

–Gây ý thức trách nhiệm thực thi bác ái nơi người Kitô hữu

–Tác động để hình thành và phát triển Caritas tại các giáo xứ trong giáo phận.

–Nối kết Caritas các giáo xứ và các cơ sở bác ái xã hội thành mạng lưới Caritas Tổng giáo phận.

–Huy động các nguồn lực sẵn có, xây dựng những nguồn lực mới, để hỗ trợ cho các hoạt động bác ái xã hội trong Tổng giáo phận.

Từ 9g30-10g00: nghỉ giải lao

Từ 10g00 – 11g30: Cha tiếp tục với nội dung: Kế hoạch chiến lược

TIẾN TRÌNH 10 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

                1. Đồng thuận về cách thức tiến hành lập kế hoạch chiến lược

                2. Tiến hành xem xét môi trường

                3. Nhận diện những vấn đề chìa khóa, các câu hỏi được đặt ra, các chọn lựa

                4. Xác định hay xem lại các giá trị của tổ chức, tầm nhìn cộng đồng, và sứ mệnh

                5. Phát triển tầm nhìn chung (chia sẻ) cho tổ chức

                6. Phát triển một loạt các mục tiêu hay các tuyên bố về tình trạng của tổ chức của từng thời điểm trong thời gian tới – các mục tiêu này phải nhắm tới sứ mệnh của tổ chức

                7. Đồng ý về những chiến lược chìa khóa để đạt được những mục tiêu và giải quyết các vấn đề chìa khóa được nêu ra trong bản thẩm định môi trường

                8. Phát triển một chương trình hành động để nhắm đến các mục tiêu, và chỉ rõ các phần việc (objectives = mục tiêu cụ thể) và các chương trình làm việc trên cơ sở từng năm

                9. Hoàn thành bản văn kế hoạch chiến lược – bản văn phải tóm lược được các kết quả và quyết định của suốt quá trình làm kế hoạch chiến lược

               10. Đưa vào những thủ tục cho việc theo dõi, thay đổi các chiến lược dựa trên những thay đổi trong môi trường bên ngoài hoặc trong tổ chức

CHÚ  Ý

Kế hoạch chiến lược (strategic plan) khác với kế hoạch hành động (action plan). Kế hoạch hành động được thực hiện sau kế hoạch chiến lược.

Cha phân tích rất rõ về KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

    – Sau khi tìm hiểu một mô hình lập Kế hoạch Chiến lược theo 10 bước, chúng ta có thể định nghĩa Kế hoạch Chiến lược một cách đơn giản như sau: “Kế hoạch Chiến lược là xác định mục tiêu mà Tổ chức cần phải đạt được trong một hay nhiều năm tới và làm cách nào để đạt được mục tiêu ấy. Thông thường, quá trình được tiến hành tổ chức theo diện rộng hay tập trung vào một bộ phận chính yếu chẳng hạn như một đơn vị, bộ phận hay phòng ban chức năng khác”.

    – Lí tưởng là tổ chức lập Kế hoạch Chiến lược theo diện rộng, càng nhiều người tham gia càng tốt, và thành phần chủ chốt không thể thiếu (Ban lãnh đạo, các phòng ban).

Cần chú vào việc đào luyện các điều hành viên, chuyên viên trong công việc lập Kế hoạch Chiến lược để họ có thể hướng dẫn tổ chức tiến hành lập KHCL trong diện rộng.

Cần phải thực tập nhiều để có thể lấy ý kiến tập thể và hiểu năng động tập thể, năng động nhóm hầu có thể đưa ra được một Kế hoạch Chiến lược sáng tạo, đột phá.

LỢI ÍCH CỦA KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

    – Là một quá trình dân chủ hóa để mọi người có thể có tiếng nói và đóng góp cho tổ chức.

    – Giúp mọi người hiểu biết nhau hơn – phát huy năng động tập thể, và năng động nhóm.

    – Giúp mọi người hiểu biết sâu xa Tầm nhin, Sứ mệnh, và Mục tiêu của tổ chức, tạo nên sự đoàn kết vì mục đích chung.

    – Giúp các thành viên hiểu rõ khả năng, thực lực và những thách thức và đe dọa của Tổ chức, và góp sức xây dựng Tổ chức.

        – Giúp các thành viên hiểu rõ đường lối chiến lược của Tổ chức tạo nên sự nhất quán trong hành động.

Từ 11g30 -13g30: ăn trưa và nghỉ trưa

Từ 13g30 – 15g00: Dòng Mến Thánh Giá khởi động với vũ khúc “Gieo mầm tin yêu”

Đúc kết bài tập của các nhóm

Từ 15g00 – 15g30: giải lao

Từ 15g30 – 17g00: Cha tiếp tục phần giảng dạy về việc Theo dõi, giám sát và lượng giá kế hoạch chiến lược. Cha giới thiệu Log frame là gì?

    – Là từ viết tắt của “Logical frame” (khung lôgic)

    – Chức năng: là một trong các công cụ quản lý.

    – Mục đích: kết nối các mục tiêu của kế hoạch (hoặc dự án) với: đầu vào, quá trình và đầu ra. Mục đích này được thực hiện bằng cách xây dựng:

* Khung giám sát và đánh giá

Các chỉ số giám sát sự thành công của các hoạt động trong kế hoạch (trong dự án)

Vì mỗi người chúng ta thường hay than thở không có thời gian nên trước khi đi vào Ma trận quản lý thời gian Cha cho xem slide Những viên đá lớn. Từ đó rút ra bài học: Chân lý quan trọng thí nghiệm này chứng minh cho ta là : nếu ta không bỏ trước vào bình những viên đá lớn, thì sau đó ta không thể để hết mọi thứ vào bình được”. “Điều nên nhớ là hãy sắp xếp những viên đá lớn trong đời ta trước. Thay vì để cho những điều nhỏ nhặt (sỏi, cát), lấp đầy đời ta bằng những điều vớ vẩn, ta sẽ không có đủ thời gian cho những điều quan trọng. Vậy luôn hãy nhớ câu hỏi này: “Đâu là những viên đá lớn trong đời tôi ? Và hãy dành thời giờ ưu tiên cho chúng”.

Ma trận quản lý thời gian

Cha đưa ra Nguyên lý Pareto (nguyên lý 20/80) – một nguyên lý thực dụng

20% ưu tiên của bạn sẽ mang đến 80% kết quả, nếu:

Bạn đầu tư tất cả thời gian, tiền bạc và sức lực vào 20% ưu tiên trong số những ưu tiên đó.

Sử dụng PULSE check

P: progress and participation – Tiến độ và tham gia

U: Understading. – Sự hiểu biết

L: leveling and logic – Mức độ và hợp lý

S: Sensitivity – Nhạy bén

E: Encouragement and Energy – Khích lệ và gợi hứng

Thực hiện nguyên tắc 8 M hôm qua đã học.

LENS: LEADERSHIP  EFFECTIVENES for  NEW  STRATEGIES

        – Thành lập những nhóm nhỏ từ 1 nhóm lớn.

        – Thảo luận nhóm về những chủ đề đã chuẩn bị.

        – Trong nhóm, tập trung các ý kiến cá nhân giống nhau vào từng cụm- đặt tên cho mỗi “cụm ý kiến”. Tên của “cụm ý kiến” phải súc tích và cô đọng.

        – Trở lại nhóm lớn để trình bày kết quả của từng nhóm nhỏ – so sánh những tương đồng và dị biệt của các nhóm nhỏ.

Cuối cùng quan trọng là phương pháp PDCA giúp chúng ta hoàn thiện hơn.

Plan: lên kế hoạch

Do: làm

Check: kiểm tra

Act: hành động

Một lần nữa Cha hệ thống lại tất cả kiến thức đã học trong 3 ngày vừa qua.

Cha Micae cho các học viên nói lên những từ mình thích trong khóa tập huấn.Cha đã ghi lại tất cả các từ đó và khẳng định được các học viên đã nắm được tất cả các từ khóa của bài.

Ba Chị đại diện đánh giá về tổ chức khóa tập huấn, người dạy và người học bằng hình ảnh rất dí dỏm, vui vẻ, và khá xác thực.

17g00: Chị Tổng Phụ trách Dòng Con Đức Mẹ Vô Nhiễm, đại diện lớp học dâng lời cám ơn, Chị nói:

Trọng kính Đức Tổng Giám Mục, TGP Huế,

Trọng kính Đức Giám Mục Phụ Tá,

Kính thưa cha Micae Trương Thanh Tâm, kính thưa thầy Philipphe Trần Thanh Minh, SJ.

Kính thưa cha Đaminh Phan Hưng, Giám Đốc Trung Tâm Mục vụ, GP. Huế

Kính thưa Ban Tổ Chức,

Được sứ thần truyền tin giao cho nhiệm vụ này, con xin thay mặt toàn thể tham dự viên Khóa Tập Huấn, Tầm Nhìn, Sứ Mạng và Mục Tiêu, nói lên lòng biết ơn sâu xa của chúng con đối với Quý Đức Cha, cha Giám Đốc Trung Tâm Mục Vụ và Ban Tổ Chức, Ban Phục Vụ Khóa Học

Chúng con xin hết lòng tri ân Mẹ Giáo Phận qua Đức TGM Tê-pha-nô và Đức Giám Mục Phụ Tá Phan-xi-cô Xa-vi-ê, với tấm lòng mục tử-yêu thương, quý Đức Cha đã ưu ái quan tâm đến chúng con, đã nghĩ đến các bổn phận phục vụ của chúng con nên đã khích lệ, chúc lành cho Khóa Học này. Nhất là ĐTGM đã đồng hành với chúng con trong suốt thời gian học, thật là một động viên lớn lao cho chúng con.

Chúng con xin cám ơn cha Đaminh Phan Hưng, giám đốc TTMV và là Trưởng Ban Tổ Chức, cha đã cùng với quý Đức Cha ngỏ ý mời Cha Giáo, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Khóa Học cũng như cho chúng con, có những bữa huynh đệ chân tình, có nơi nghỉ ngơi thoáng mát, nhờ đó chúng con đã có đủ sức khỏe dẻo dai, hầu trung thành với khóa học cho đến cùng. Chúng con cũng không quên cám ơn quý anh chị trong Ban Phục Vụ đã tận tâm, yêu thương hướng dẫn chúng con trong những diều cần thiết.

Sau hết, nhưng chính là trên hết mọi sự, vì nếu không có 2 thành phần quan trọng sau đây thì không thể thực hiện được Khóa Học. Chúng con xin ghi ơn cha Micae Trương Thanh Tâm và thầy Philipphe Trần Thanh Minh. Cha và thầy đã hy sinh ngày giờ để đến với GP. Huế, đã chia sẻ nhiều chất xám, hòa quyện với những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm cho chúng con, để công việc điều hành và lãnh đạo của chúng con được hiệu quả hơn. Các học viên chúng con, sau những năm tháng miệt mài phục vụ đã có những ngày thật thú vị trên ghế học trò, được động não tìm ra cách mới mẻ về tầm nhìn, sứ mạng cũng như mục tiêu cho đơn vị của mình.

Những hoa trái chúng con thu hoạch được trong những ngày qua, chắc hẳn sẽ nên ích lợi cho những thành viên chúng con phục vụ, cũng như cho tha nhân mà chúng con sẽ tiếp xúc trong môi trường hoặc qua sứ mạng Chúa giao phó cho chúng con.

Trong tâm tình ghi ơn, chúng con cầu chúc quý Đức Cha, quý Cha, Thầy và cha GĐ Trung Tâm và Ban Tổ Chức cũng như Ban Phục Vụ luôn mãi dồi dào sức khỏe trong nguồn Ân Phúc và Tình Yêu của Chúa.

Xin tiếp tục cầu nguyện cho chúng con luôn trung thành với sứ mạng Chúa đã giao phó và sinh hoa kết quả thật nhiều nhờ những gì chúng con đã nhận lãnh được qua Khóa Học này.

Xin Cha Giáo và Thầy, vui lòng nhận món quà tượng trưng cho lòng quý mến và biết ơn của chúng con.

Chúng con, toàn thể tham dự viên đồng cảm mến tri ân. 

 

Lớp học dâng quà lưu niệm cho Cha Micae và Thầy Philipphê.

Đức Tổng ban huấn từ kết thúc khóa học – Đây là những lời tâm đắc và rất chân tình.

Vinh quang của Chúa là con người chúng ta sống động, làm đức tin chúng ta được ứng dụng trong cách sống và cách hiểu biết của mình. Chúng ta phải làm sao trổ sinh hoa trái ít là 50%. Cuộc đời chúng ta không ngừng học hỏi, càng biết chúng ta càng thấy mình thiếu. Chúc các Cha, các Chị và anh chị em giáo dân ra về mang tất cả những kiến thức mình học về ứng dụng trong cuộc sống.

17g15: bữa cơm chia tay thật thân mật, vui vẻ – Tạ ơn Chúa khóa Tập huấn hoàn thành tốt đẹp . Mọi người ra về với một cảm nhận về khóa tập huấn: tuy mệt nhưng thật vui, hữu ích và thật là hay. Mọi người đều mở ra một tầm nhìn mới, một quyết tâm mới cho bản than, gia đình, cộng đoàn, giáo xứ và giáo phận của mình.

Đaminh Hưng – TTMV Huế

(Nguồn: Website Tổng Giáo Phận Huế)